Arrêté n° 85 du 29 juin 2024

Article 1 Modalité de constitution des dossiers. Les demandes d'octroi, de modification ou de renouvellement d'agrément par un organisme, mentionnées à l'article D. 125-42 du code de la construction et de l'habitation, doivent être accompagnées d'un dossier comportant a minima les éléments suivants : I. - Le formulaire de demande d'agrément, disponible sur le site du ministère chargé de la construction, dûment complété et comprenant notamment les indications et pièces suivantes : 1° La nature, le siège, la nationalité, l'objet, le numéro d'identification de la personne morale de laquelle émane la demande et les nom, prénoms, nationalité et domicile de chacun des administrateurs et des membres du personnel de direction ; 2° La description du fonctionnement de l'organisme, notamment en termes d'organisation, de gouvernance et d'accès à l'information ; 3° Le cas échéant, la liste des agréments administratifs et accréditations dont bénéficie l'organisme dans le domaine de la construction, de l'énergie et de la production d'énergie renouvelable ; 4° La portée d'agrément demandée, précisant, le ou les dispositifs mentionnés à l'article R. 125-40 du code de la construction et de l'habitation ; II. - L'engagement écrit de l'organisme : 1° A porter sans délai à la connaissance des services des ministres chargés de la construction et de l'énergie toute modification des renseignements figurant au dossier de la demande ; 2° Sur la véracité des informations et l'authenticité des documents versés au dossier de demande d'agrément ; 3° A satisfaire toutes les obligations légales pour réaliser les activités pour lesquelles l'agrément est demandé ; 4° A connaître les dispositions règlementaires relatives à la procédure d'agrément ; 5° A ne pas communiquer sur sa démarche d'agrément jusqu'à ce que la décision d'agrément soit prononcée, sauf demande expresse des services des ministres chargés de la construction et de l'énergie. III. - La preuve d'immatriculation de l'entité juridique formulant la demande ; IV. - La preuve de responsabilité juridique de l'entité pour les activités présentées à l'agrément ; V. - Lorsque les activités soumises à l'agrément sont seulement couvertes par une partie de l'entité de l'organisme demandeur, un organigramme présentant le positionnement de l'organisme au sein de l'entité ; VI. - La description du processus de qualification : 1° La/les nomenclature(s) des signes de qualité concernées par l'agrément ; 2° Le/les référentiel(s) de qualification ; 3° Les procédures d'attribution, de suivi et de renouvellement des signes de qualité. VII. - Les éléments permettant d'apprécier la capacité technique et financière de l'organisme à assumer son activité de qualification d'entreprises et l'ensemble des exigences susceptibles de découler de son fonctionnement : 1° Le modèle de certificat et programme de qualification mentionnant les critères et les modalités de contrôle associés aux signes de qualité concernés avec sa notification de la décision favorable de délivrance le cas échéant ; 2° Les moyens humains et financiers mis en œuvre pour satisfaire aux obligations de l'organisme ; 3° Les bilans ou extraits de bilan et les comptes d'exploitation sur les deux derniers exercices disponibles. VIII. - La table de correspondance entre les exigences règlementaires et normatives et les documents exigés prévoyant leur mise en application ; IX. - Les preuves d'indépendance et d'impartialité, telles que précisées ci-dessous. 1° L'organisme identifie les risques associés aux exigences de l'agrément en matière d'indépendance et d'impartialité, et établit les modalités de maîtrise de ces risques ; 2° L'organisme s'engage, pour toute la durée de l'agrément, à ne participer à aucune activité susceptible d'entrer en conflit, soit avec l'indépendance de son jugement dans le processus de délivrance des signes de qualité, soit avec l'intégrité des activités pour lesquelles il demande un agrément. Cet engagement vaut autant pour les filiales de l'organisme qu'au titre de ses participations dans d'autres sociétés. L'organisme fournit la liste de ses filiales et de ses participations dans d'autres sociétés ; 3° Dans le cadre de l'exercice de son activité, l'organisme s'assure d'être à l'abri de toute pression et incitation, notamment d'ordre financier, susceptibles d'influencer leur jugement ou les résultats de leurs travaux de qualification. L'organisme fournit la liste de ses sources extérieures de financement ; 4° L'impartialité de l'organisme, de ses cadres supérieurs et de son personnel en lien avec la délivrance des signes de qualité est garantie. En particulier, la rémunération des cadres supérieurs et du personnel effectuant la qualification au sein de l'organisme ne peut dépendre du nombre de signes de qualité délivrés ; 5° L'organisme ne propose ni ne fournit aucune des prestations effectuées par les entreprises auxquelles il délivre un signe de qualité, ni aucun service de conseil sur une base commerciale ou concurrentielle ; 6° L'organisme transmet les attestations par lesquelles il s'engage à agir avec impartialité et indépendance ; 7° L'organisme transmet, le cas échéant, la composition du capital, la liste des gérants et bénéficiaire effectif au sens de l'article L. 561-1 du code monétaire et financier, ainsi que la liste des personnes physiques ou morales qui détiennent plus de 5 % du capital de l'organisme ; 8° L'organisme transmet les documents relatifs au management de la qualité dont le manuel qualité et une analyse de risques. X. - La preuve de la probité de l'organisme, notamment : 1° Les éléments justifiant qu'il ne se trouve pas en état de redressement ou liquidation judiciaire, ou de faillite ; 2° Les éléments justifiant qu'il ne se trouve pas en état de redressement ou de liquidation judiciaire, et que son gérant et son bénéficiaire effectif, au sens de l'article L. 561-1 du code monétaire et financier, satisfont aux conditions fixées aux 3° et 5° du II de l'article L. 123-11-3 du code de commerce ; 3° Les certificats datant de moins de trois mois mentionnés à l'article R. 2143-7 du code de la commande publique. XI. - Les statuts, les règlements et la nomenclature de l'organisme. XII. - Un rapport de contrôle conforme à celui prévu par l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation datant de moins de dix-huit mois et couvrant l'ensemble de la portée d'agrément demandée. Dans le cas d'une demande d'agrément probatoire, le rapport de contrôle n'est pas requis. Pour les demandes d'octroi d'agrément réalisées avant le 31 décembre 2024, les rapports d'évaluation de sortie du schéma d'accréditation des organismes de qualification peuvent être transmis en lieu et place du rapport mentionné à l'alinéa précédent. Article 2 Examen de la complétude des dossiers. Les dossiers de demande, de modification ou de renouvellement d'agrément doivent être transmis aux services des ministres chargés de la construction et de l'énergie par voie électronique ou par voie postale. A la réception du dossier de demande, les services des ministres chargés de la construction et de l'énergie vérifient qu'il comporte les pièces précisées à l'article 1er du présent arrêté. Article 3 Instruction des dossiers. Les dossiers sont soumis à l'examen technique de l'organisme d'instruction. Ce dernier diligente en tant que de besoin toutes les investigations utiles sur la situation de l'organisme concernant la demande d'agrément. L'organisme d'instruction remet son rapport dans un délai d'un mois à compter de la date où le dossier lui a été transmis par les services des ministres chargés de la construction et de l'énergie. Le rapport fait ressortir les principaux éléments d'appréciation du dossier ainsi qu'une conclusion d'ensemble. Pour chaque demande, le dossier de demande d'agrément et le rapport associé sont transmis par les services des ministres chargés de la construction et de l'énergie à la commission d'agrément définie à l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation. Article 4 Modalités d'examen en séance et établissement de l'avis de la commission d'agrément. Pour chaque dossier, l'organisme d'instruction présente la synthèse de son instruction à la commission d'agrément. La commission auditionne cet organisme. Elle l'informe des observations et des questions qui ont pu être formulées. Elle entend ses réponses et toute information qu'il juge utile de faire connaître à la commission. Après l'audition de l'organisme candidat à l'agrément et sans sa présence, la commission délibère sur les suites à donner à la demande. Les membres de la commission et l'organisme candidat sont convoqués au moins 10 jours ouvrés avant la date de l'audition. En l'absence de l'organisme, la commission délibère valablement. La commission d'agrément adresse un avis aux ministres chargés de la construction et de l'énergie sous la forme de recommandations dûment justifiées en vue de la décision relative à l'agrément. Article 5 Rapport d'activité. Les modalités de constitution du rapport d'activité prévu à l'article D. 125-43 du code de la construction et de l'habitation sont précisées en annexe I. Article 6 Elaboration du programme de contrôle et du plan de contrôle. Le programme de contrôle mentionné au V de l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation détaille les différents contrôles prévus au cours de l'agrément conformément aux dispositions prévues à l'annexe II. Le plan de contrôle mentionné au VII de l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation fixe la durée du contrôle prévu et les éléments contrôlés conformément aux dispositions prévues à l'annexe II. Article 7 Objectifs du contrôle sur site. Le contrôle sur site prévu à l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation a pour objectif de vérifier la satisfaction des exigences générales définies dans la norme NF X50-091 : 2024 et des exigences réglementaires complémentaires, et en particulier de : - examiner la pertinence et la conformité aux exigences d'agrément des dispositions du système de qualité, d'ordre organisationnel et technique, telles que prévues à l'article D. 125-43 du code de la construction et de l'habitation ; - vérifier l'application de ces dispositions ; - examiner l'adéquation des moyens de l'organisme pour réaliser les prestations objet de son agrément mentionné à l'article R. 125-40 du code de la construction et de l'habitation ; - évaluer la compétence du personnel de l'organisme pour les prestations objet de son agrément mentionné à l'article R. 125-40 du code de la construction et de l'habitation, ainsi que les modalités de suivi et de maintien de cette compétence ; - le cas échéant, vérifier que les plans d'actions correctives décidés à la suite des éventuelles non-conformités relevées lors des précédents contrôles sur site ont effectivement été mis en œuvre, et en apprécier l'efficacité ; - le cas échéant, vérifier que les ajustements apportés par l'organisme à son organisation et ses moyens depuis le dernier contrôle sur site ont été mis en œuvre de façon satisfaisante. Article 8 Modalités du contrôle sur site. I. - Pour la réalisation du contrôle sur site, l'organisme de contrôle mentionné au II de l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation fait intervenir au moins deux experts, dont au moins un expert en capacité d'examiner les domaines techniques couverts par les dispositifs d'agrément et au moins un second expert en capacité d'examiner les dispositions organisationnelles et les procédures mises en œuvre par les organismes. Ces experts doivent pouvoir justifier d'une connaissance générale de la norme NF X50-091 : 2024. L'annexe II précise les modalités du contrôle sur site, notamment sa durée ainsi que les modalités de sélection des éléments faisant l'objet du contrôle sur site. II. - Le contrôle sur site se fait a minima par les moyens suivants : - analyse des documents nouveaux ou révisés et des enregistrements du système qualité ; - examen de la traçabilité documentaire des prestations réalisées ; - examen des enregistrements liés entre autres à la réalisation et l'exploitation des audits internes et revues de direction et à l'exploitation des outils de progrès ; - entretiens avec le personnel, y compris avec un membre du dispositif de préservation de l'impartialité si celui-ci n'est pas constitué en comité avec des réunions formelles qui pourraient faire l'objet d'une observation d'activité (l'entretien avec un membre du dispositif peut se faire à distance) ; - observation de la réalisation de prestations s'intégrant dans la portée d'agrément. Article 9 Rapport de contrôle. Au terme de ses travaux d'investigation, l'organisme de contrôle mentionné au II de l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation délivre un rapport comprenant : - une description du champ d'évaluation et des points examinés ; - une liste des documents clés examinés et des personnes interrogées ; - une description de la situation observée ; - les éventuelles non-conformités relevées ; - le cas échéant, l'état d'avancement des plans d'actions correctives mis en œuvre ; - les éventuelles demandes de clarification ; - les remarques générales et techniques quant à l'aptitude de l'organisme à réaliser les activités objets de son agrément, et quant à sa capacité à lever les non-conformités relevées. Article 10 Instruction des rapports de contrôle et des plans d'actions correctives par l'organisme d'instruction. L'organisme d'instruction remet aux services des ministres chargés de la construction et de l'énergie les conclusions de l'instruction du rapport de contrôle et l'éventuel plan d'actions correctives dans un délai d'un mois à compter de la date où ils lui ont été transmis par l'organisme de contrôle. Les conclusions de l'organisme d'instruction à la suite de l'analyse des rapports de contrôle et des plans d'actions correctives comprennent a minima : - les points à porter à l'attention de la commission d'agrément sur les éléments majeurs du dossier (non-conformités, fraudes, volumétrie de l'activité, etc.) et une appréciation globale à la suite du contrôle sur site (satisfaisant, satisfaisant avec réserves, non satisfaisant) ; - des propositions à la commission d'agrément d'évaluation du niveau des non-conformités observées ; - l'analyse de la pertinence des actions envisagées par l'organisme dans son plan d'actions correctives le cas échéant. Article 11 Dispositions à prendre en cas de modification, de suspension, de retrait d'agrément ou de cessation d'activité de l'organisme. Dans le cas d'une modification substantielle des référentiels des signes de qualité, l'organisme disposant d'un agrément transmet aux services des ministres chargés de la construction et de l'énergie les référentiels modifiés. L'instruction du dossier se fait conformément à l'article 3 du présent arrêté. Les dispositions à prendre en cas de suspension, de retrait d'agrément ou de cessation d'activité de l'organisme sont précisées en annexe III. Article 12 Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.